จากเวลางานสู่เงินเดือน: Workflow ที่ HR SME ควรมี
แนวทางออกแบบ workflow จากเช็คอินพนักงานไปสู่โอที วันลา เงินเดือน และสลิปเงินเดือน เพื่อลดงานปิดรอบของ HR
จุดที่เสียเวลาที่สุดมักอยู่ปลายเดือน
หลายบริษัทมีเครื่องมือบันทึกเวลาอยู่แล้ว แต่ HR ยังเสียเวลาปิดรอบเงินเดือนเพราะข้อมูลเวลางาน วันลา โอที และค่ากะไม่ได้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน เมื่อถึงสิ้นเดือนจึงต้องตรวจไฟล์ย้อนหลัง ขอแก้ไขจากหัวหน้า และคำนวณซ้ำใน Excel
Workflow ที่ดีควรทำให้ข้อมูลเกิดครั้งเดียวตั้งแต่เช็คอิน และถูกนำไปใช้ต่อได้ทันทีจนถึง payroll
Workflow ที่ควรออกแบบ
เริ่มจากกะงานที่เป็นฐานของเวลา expected จากนั้นใช้ GPS Check-in เป็นเวลา actual เชื่อมกับคำขอลาและคำขอ OT เมื่อข้อมูลทั้งหมดผ่านการอนุมัติแล้ว ระบบจึงสรุปเป็นรายการเงินเดือนและสลิปพนักงาน
- สร้างตารางกะและวันหยุดก่อนรอบงาน
- บันทึกเวลาเข้าออกผ่านมือถือหรือจุดลงเวลาที่อนุญาต
- ให้หัวหน้าอนุมัติรายการผิดปกติ ลา และโอทีระหว่างเดือน
- ปิดรอบโดยใช้ข้อมูลที่ผ่านการตรวจแล้วแทนการไล่ตามย้อนหลัง
ตัวชี้วัดว่าระบบเริ่มคุ้ม
ระบบ HR ที่ดีควรลดเวลาปิดรอบและลดจำนวนข้อผิดพลาดในสลิปเงินเดือน ตัวชี้วัดที่ควรดูคือจำนวนรายการแก้ไขย้อนหลัง เวลาที่ HR ใช้ปิดรอบ จำนวนข้อโต้แย้งจากพนักงาน และความเร็วในการอนุมัติ OT หรือวันลา
Kronolis เชื่อมข้อมูลอย่างไร
Kronolis ออกแบบให้เวลางานเป็นข้อมูลตั้งต้นของระบบ HR ทั้งหมด เมื่อพนักงานลงเวลา ระบบสามารถนำข้อมูลไปต่อกับสถานะกะ วันลา โอที และเงินเดือน เพื่อให้ HR เห็นภาพเดียวกันทั้งเดือน